Al amparo de la Ley 30/2015, reguladora de la formación para el empleo en el ámbito laboral, la Subdirección General de Políticas Activas de Empleo (SGPAE) del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), aprobó inicialmente el 19 de junio de 2016, y adecuó posteriormente tras la entrada en vigor del Real Decreto 694/2017 que desarrolla la citada Ley, las actuales Instrucciones para el seguimiento y control de la formación programada por las empresas para sus trabajadores.

A continuación se exponen las instrucciones que se consideran más relevantes en formación bonificada con el fin de hacernos una idea rápida de las pautas de control que reciben los inspectores.


Índice

1. TERCERA. Características y organización de la formación programada por las empresas.

2. CUARTA. Planificación de las actuaciones de seguimiento.

Consultas previas al seguimiento.

Preparación del dossier.

Selección de los grupos a visitar.

3. QUINTA. Seguimiento en ‘tiempo real’ de acciones formativas modalidad presencial.

Permanencia en el lugar de impartición.

Cuestionario al formador.

Cuestionario al participante.

Cumplimentación de la Hoja de actuación.

4. SEXTA. Seguimiento en ‘tiempo real’ de acciones formativas modalidad teleformacion.

5. SÉPTIMA. Seguimiento en ‘tiempo real’ de acciones formativas modalidad mixta.

6. OCTAVA. Seguimiento ‘ex post’ a participantes (cualquier modalidad).

7. DÉCIMA. Seguimiento empresa o entidad organizadora: actuaciones masivas.

8. UNDÉCIMA. Cierre de la actuación de seguimiento: elaboración de informe de resultados.

9. DUODÉCIMA. Archivo de la documentación.

10. DECIMOTERCERA. Traslado a la Inspección de Trabajo.


1. TERCERA. Características y organización de la formación programada por las empresas.

En la iniciativa de formación programada por las empresas para sus trabajadores, la duración, contenidos y requisitos de impartición de las acciones formativas serán los que determinen las propias empresas. No obstante, no tendrán la consideración de acciones formativas las actividades de índole informativa o divulgativa cuyo objeto no sea el desarrollo de un proceso de formación, y, en todo caso, las que tengan una duración inferior a dos horas.

La formación programada por las empresas deberá guardar relación con la actividad empresarial y adecuarse a las necesidades formativas de aquellas y de sus trabajadores. En este sentido, se  admiten como bonificables las acciones formativas dirigidas a dar formación obligatoria a los trabajadores.

La programación y gestión de estas acciones formativas podrá realizarse por las empresas con flexibilidad en sus contenidos y en el momento de su impartición, siempre que se respete el derecho de información y consulta de la representación legal de los trabajadores.

Las empresas podrán organizar la formación de sus trabajadores por sí mismas, así como impartir la formación empleando para ello medios propios y/o bien recurriendo a su contratación.

Las empresas también podrán optar por encomendar la organización de toda o parte de su formación programada a una entidad externa.

Respecto a la impartición de la formación, podrá realizarse por la propia entidad organizadora u otra entidad distinta, siempre que en ambos supuestos sean entidades formativas acreditadas y/o inscritas en el registro de entidades de formación habilitado por la Administración Pública competente.

La entidad organizadora está obligada a contratar a la entidad de formación acreditada y/o inscrita (mediante una declaración responsable con arreglo al modelo específico desarrollado en la Orden ESS/723/2016, de 9 de mayo) que imparta las acciones formativas, salvo en el caso de tratarse de la misma entidad.

2. CUARTA. Planificación de las actuaciones de seguimiento.

Según lo dispuesto en el artículo 18 del Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, las actuaciones de seguimiento y control que se realicen podrán efectuarse mediante visitas en tiempo real y de forma ex post.

Las actuaciones en tiempo real comprenderán el seguimiento de la actividad formativa en el lugar de su impartición y durante la realización de la misma, a través de evidencias físicas y testimonios recabados mediante entrevistas y cuestionarios a los responsables de la formación, alumnos y formadores, con el fin de realizar una comprobación sobre la ejecución de la actividad formativa, contenidos de la misma, número real de participantes, instalaciones y medios pedagógicos.

En el caso de la formación cuyo proceso de aprendizaje se desarrolle mediante teleformación, las entidades con las que se concierte la impartición de la formación deberán facilitar, a petición de los órganos de control, la información y los instrumentos técnicos necesarios para el ejercicio de sus funciones, incluyendo el acceso telemático a las herramientas utilizadas en la ejecución de las acciones formativas.

Las actuaciones ex post se realizarán una vez finalizadas las acciones formativas, a través de evidencias físicas, con el fin de comprobar la ejecución y el cumplimiento de las obligaciones exigidas por su normativa reguladora.

Las tareas dirigidas a preparar el seguimiento por los técnicos responsables de las Direcciones Provinciales del SEPE son las siguientes:

Consultas previas al seguimiento.

La planificación de las actuaciones de seguimiento puede comenzar en el momento en que se comunica por las empresas y por las entidades organizadoras, a través del sistema electrónico implantado por el SEPE, con el apoyo técnico de la FUNDAE, el inicio de las acciones formativas.

Preparación del dossier.

De forma previa a la actuación, se preparará el dossier en el que se incluirá la siguiente documentación:

  • Copia del informe con el detalle de la información del grupo formativo que facilita la aplicación informática mencionado anteriormente.
  • Modelo de “Cuestionario al formador”.
  • Modelo de “Cuestionario a los participantes”.
  • Modelo de “Hoja de actuación”.

Selección de los grupos a visitar.

Desde la herramienta informática de seguimiento y control los técnicos responsables de las Direcciones Provinciales seleccionarán los grupos objeto de control que se impartan en su provincia, en caso de formación presencial, y se abrirá actuación de seguimiento dejando reflejado detalle del desplazamiento a efectuar.

En caso de formación en la modalidad de teleformación, los técnicos responsables seleccionarán preferentemente los grupos en los que el centro gestor de la plataforma esté ubicado en la provincia que abre la actuación de seguimiento. En las provincias donde no esté ubicado el centro gestor podrán seleccionar grupos siempre que, al menos, tengan un participante cuya cuenta de cotización de la empresa esté ubicada en las mismas.

3. QUINTA. Seguimiento en ‘tiempo real’ de acciones formativas modalidad presencial.

El seguimiento a grupos impartidos en modalidad presencial se realiza en el lugar de impartición durante su realización, con objeto de comprobar la ejecución de la actividad formativa, contenidos de la misma y relación con la actividad empresarial, número real de participantes, instalaciones y medios pedagógicos.

El tipo de actuación se realizará en tiempo real y conllevará el desplazamiento al lugar donde se imparta la formación. El responsable de seguimiento se personará, debidamente identificado, en el horario indicado en la comunicación de inicio y durante el intervalo de fechas de inicio y fin, e informará del motivo de su visita y de su procedimiento de actuación durante la misma.

Permanencia en el lugar de impartición.

Mediante la permanencia en el lugar de impartición durante la formación, el responsable de seguimiento comprobará lo siguiente:

  • Las instalaciones: Las instalaciones y espacios deberán contar con los medios de prevención de riesgos, condiciones higiénicas, acústicas, de accesibilidad y habitabilidad que permitan la impartición de la acción formativa.
  • El equipamiento empleado: Los recursos didácticos, medios técnicos y herramientas de aprendizaje utilizados deberán permitir adquirir los conocimientos y lograr los objetivos detallados para la acción formativa.
  • El formador: No existe en la normativa actual la exigencia de que el formador cumpla con requisitos específicos (salvo para la formación incluida en el Catálogo de Especialidades Formativas). No obstante, se comprobará que el formador dispone de los conocimientos y habilidades para impartir esa formación.
  • El control de asistencia: se comprobará la existencia de controles de asistencia que serán firmados diariamente conforme al modelo normalizado. Debe estar presente, al menos, el del día de la actuación (en el caso de que no estén disponibles los controles de días anteriores, se solicitará remisión posterior con el fin de contrastar la información contenida y comprobar un cómputo de asistencia de, al menos, el 75%) . En el caso de cursos que incluyan sesiones (mañana, tarde, noche) deberá quedar constancia de la firma del participante en cada sesión.

Además, se comprobarán los siguientes aspectos:

  • Que el contenido básico del curso coincide con el comunicado.
  • Que la modalidad de formación coincide con la comunicada.
  • Que la duración del curso coincide con la comunicada.
  • Que la duración del curso no es inferior a dos horas.
  • Que el grupo no está organizado para un número máximo de participantes superior al permitido (30 en general).
  • Que la participación de un trabajador en acciones formativas no es superior a 8 horas diarias, salvo la impartición de la acción formativa se concentre en una sola jornada con duración superior a la señalada.

Cuestionario al formador.

Se facilitará un modelo de cuestionario para su cumplimentación. Este cuestionario sirve para que los formadores dejen constancia de datos tales como fechas de realización, horarios, material entregado, etc.

Los cuestionarios deben estar firmados, fechados y con los datos identificativos del formador correctamente cumplimentados.

Cuestionario al participante.

Se facilitará el cuestionario a los participantes bonificables presentes en el aula a los que se les pedirá su identificación, con el fin de contrastar la correspondencia entre las características de la formación impartida y la comunicada.

Es importante recordar que los cuestionarios deben estar firmados, fechados y con los datos identificativos del participante correctamente cumplimentados.

Cumplimentación de la Hoja de actuación.

Una vez finalizada la visita de seguimiento, se cumplimentará la “Hoja de actuación” que será firmada por el responsable de la actuación de seguimiento y por el interlocutor del centro de formación o de la empresa, al que se le facilitará copia.

Se dejará siempre una copia de la hoja en el lugar de la actuación, por tanto, en aquellos casos en los que no se estuviera impartiendo la formación y no se pudiese contactar con un interlocutor válido, se deberá remitir posteriormente una copia de la hoja al interesado.

La finalidad de este documento es dejar constancia de las irregularidades evidenciadas y de la documentación pendiente de remitir al órgano de control, asi como de la adecuada impartición de la formación cuando así se produce.

4. SEXTA. Seguimiento en ‘tiempo real’ de acciones formativas modalidad teleformacion.

La plataforma virtual de aprendizaje en teleformación deberá estar habilitada para generar registros de interacción con el programa por parte de cada usuario, así como el de todas las actividades que realizan, y permitirá comprobar los siguientes extremos:

  • El cumplimiento de los requisitos de accesibilidad, seguridad y diseño universal.
  • La interactividad de alumnos, tutores y recursos situados en distinto lugar.
  • La gestión y existencia de los contenidos.
  • El proceso de aprendizaje sistematizado de los participantes.
  • El seguimiento continuo y en tiempo real de los participantes.
  • La evaluación de los participantes en todo el proceso.
  • La asistencia tutorial a los participantes: el número máximo de participantes por tutor/formador no podrá exceder el límite de 80 alumnos tutorizados. El requisito de que haya como mínimo un tutor por cada 80 participantes, concurre cuando ese límite no se supera en un mismo período de tiempo. A tal fin, se entenderán diferentes períodos de tiempo un turno de mañana y un turno de tarde.

La plataforma deberá permitir realizar las siguientes comprobaciones:

  • La interacción de los participantes, tutores y recursos entre las fechas de inicio y fin del curso. Se comprobará que el alumno ha realizado el itinerario formativo.
  • Controles de aprendizaje durante el proceso formativo de los participantes. Como mínimo, deberán haberse realizado el 75% de las actividades de aprendizaje que deberán estar distribuidas a lo largo de la realización de la acción, independientemente del tiempo de conexión registrado. Se podrá realizar seguimiento al dato de la dirección IP siempre que sea necesario para verificar la correcta ejecución de la acción formativa bonificada, es susceptible de ser requerido por parte del órgano competente para llevar a cabo las actuaciones de seguimiento y control, aunque no conste el consentimiento expreso del interesado.
  • Asistencia tutorial y la capacidad como tutor de teleformación. El artículo 4.2 del Real Decreto 694/2017, establece que los tutores-formadores deberán contar con formación o experiencia verificables en esta modalidad, de lo contrario (si no queda acreditada la formación o experiencia del tutor en esta modalidad) se incidentará al grupo por tal causa.

El seguimiento a acciones formativas modalidad teleformación no requiere desplazamiento físico a la entidad de formación, sino que se realizará accediendo al curso, con las claves notificadas en la comunicación de inicio de la acción formativa. Si bien, de forma excepcional, el técnico podrá desplazarse al centro gestor cuando necesite realizar comprobaciones adicionales sobre la  plataforma.

5. SÉPTIMA. Seguimiento en ‘tiempo real’ de acciones formativas modalidad mixta.

El seguimiento conllevará el desplazamiento al lugar de impartición para comprobar la ejecución de la actividad formativa, contenidos de la misma, número real de participantes, instalaciones y medios pedagógicos así como el acceso a la plataforma virtual de aprendizaje para comprobar las herramientas utilizadas en su ejecución.

De acuerdo al artículo 19.2 de la Orden TAS/2307/2007, de 27 de julio, a efectos de la elaboración del listado de trabajadores participantes que han finalizado la formación, se entiende que el trabajador ha finalizado un grupo de formación si ha asistido al menos al 75 por 100 de las horas impartidas y ha realizado al menos el 75 por 100 de los controles periódicos de seguimiento de su aprendizaje en las modalidades de impartición a distancia convencional o mediante teleformación. En la modalidad de formación mixta, a fin de determinar si un participante ha finalizado la formación, se deberá calcular el porcentaje relativo a cada una de las modalidades presencial y de teleformación que la integran en función de las horas y sumarlo para establecer el porcentaje de realización de la misma.

6. OCTAVA. Seguimiento ‘ex post’ a participantes (cualquier modalidad).

El seguimiento ex post por los técnicos de las Direcciones Provinciales se llevará a cabo, una vez finalizada la acción formativa, cuando en las actuaciones efectuadas en tiempo real se hayan detectado desviaciones o situaciones que requieren un contraste con los participantes sobre la efectiva realización de la formación.

En el caso de grupos comunicados en modalidad presencial a los que no se haya realizado seguimiento en el lugar de impartición durante su ejecución, se podrá realizar seguimiento a los  participantes siempre que se hayan detectado irregularidades en la formación impartida en otros grupos gestionados por la misma entidad organizadora.

Llegado el caso, el técnico responsable de la Dirección Provincial se desplazará a la empresa con objeto de entrevistar al participante así como recabar información y evidencias sobre la formación realizada.

Finalmente se dejará copia de la “Hoja de actuación” en la empresa participante y otra copia será remitida con posterioridad a la entidad que tiene encomendada la gestión, si es el caso.

7. DÉCIMA. Seguimiento empresa o entidad organizadora: actuaciones masivas.

En caso de detectarse indicios o irregularidades sobre la formación programada por una empresa o por una entidad organizadora, podrá llevarse a cabo una actuación masiva de seguimiento sobre grupos formativos que estén en ejecución o que se hayan ejecutado, de cualquier modalidad, con objeto de obtener evidencias que permitan obtener información sobre la organización de la actividad formativa.

8. UNDÉCIMA. Cierre de la actuación de seguimiento: elaboración de informe de resultados.

La gestión de los resultados del proceso de control y seguimiento, tanto en tiempo real como ex post, se grabará en el Informe de Resultados disponible en la aplicación informática, detallándose de forma exhaustiva y clara cada una de las incidencias que se hayan detectado y que pueden afectar a todo el grupo formativo o a alguno/s de los participantes en el mismo.

Las incidencias detectadas tendrán un impacto económico en el importe que se haya aplicado la empresa en concepto de bonificación que será calculado en el proceso de comprobación del crédito por la FUNDAE, quien también realizará las siguientes comprobaciones:

  • Seguimiento ex post de costes sobre una muestra de empresas una vez finalizada y comunicada toda la formación realizada durante el período sobre las que se aplicará la verificación documental de los costes de formación.
  • Comprobación de la vida laboral de los participantes.
  • Cumplimiento de los porcentajes de cofinanciación privada exigible en función del tamaño de la empresa

9. DUODÉCIMA. Archivo de la documentación.

Durante un período mínimo de 4 años, las empresas deberán mantener a disposición de los órganos de control competentes la documentación justificativa de la formación por la que hayan disfrutado de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.

Las entidades externas a las que se les encomienda la organización conservarán copia de la documentación y un original del contrato de encomienda. La entidad conservará copia de los controles de asistencia, registros de actividad, controles de aprendizaje, contenidos y recursos formativos, cuestionarios de evaluación, currículo y acreditaciones del formador.

En el caso de que la formación se realice mediante modalidad teleformación, aunque los cursos hayan finalizado, la plataforma así como el usuario y clave facilitada deberán permanecer activos todo el período de ejecución de la iniciativa y hasta un mes después de la finalización del plazo de presentación del último boletín de cotización del ejercicio correspondiente para facilitar las actuaciones de seguimiento y control.

En cuanto al curso en sí, no es necesario que se mantenga en la plataforma una vez finalizado, aunque deberá conservarse la documentación/soporte acreditativo del mismo, durante al menos cuatro años.

10. DECIMOTERCERA. Traslado a la Inspección de Trabajo.

En caso de detectarse incidencias en las actuaciones realizadas en tiempo real, ex post o bien en el seguimiento realizado a entidades organizadoras a través de actuaciones masivas que puedan ser constitutivas de las infracciones tipificadas en el Texto Refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, el técnico de la Dirección Provincial del SEPE dará traslado a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para que, en caso de considerar que existen acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción, inicie la instrucción del expediente de conformidad con el procedimiento administrativo especial en esta materia, sin perjuicio de las responsabilidades de otro orden que puedan concurrir.

Lo anterior es independiente del procedimiento previsto en el artículo 18 del Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, por el cual, si tras la comprobación de la procedencia y exactitud de las bonificaciones aplicadas por las empresas, u otras actuaciones de seguimiento y control, se pusieran de manifiesto bonificaciones no aplicadas correctamente, el SEPE, en colaboración con la FUNDAE, se lo comunicará a las empresas con el fin de que formulen las alegaciones que estimen oportunas o, en su caso, procedan a la devolución de las cantidades indebidamente aplicadas. Si las alegaciones no son aceptadas y no se produce la devolución, el SEPE lo comunicará a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para que proceda a la reclamación administrativa de las cuotas no ingresadas mediante acta de liquidación, y en su caso de infracción. La devolución de dichas cantidades incluirá los intereses de demora, calculados desde el disfrute indebido de la bonificación.

 

Fuente: FUNDAE